製造業のシフト管理、LINEと紙は限界?希望の集め方と、やめ方
正社員は、決まった勤務。パートや、期間の人の希望は、LINE のグループで集めて、手書きの表にして、写真を送る。製造現場でも、いまも、続いているやり方です。便利ですが、人数が増えるほど、無理が出てきます。この記事では、起きがちな問題と、希望の集め方、案から確定までの進め方を、具体的に説明します。
LINE でのシフト管理で、起きがちな問題
| 問題 | 起きること |
|---|---|
| メッセージが流れる | 希望の提出を、見落とす。古い連絡を、探せない |
| 既読では、確認にならない | 「見ました」と、「理解した」が、違う。「聞いてない」が起きる |
| 希望の形が、バラバラ | 「来週、火曜は、午後から」「水は、×」など、表記が、人によって違う |
| 足りない日に、気づくのが遅い | 前日や、当日に、慌てて、探す |
| 変更の履歴が、残らない | 誰が、いつ、何を、変えたのか、わからない |
| 個人のアカウントに、頼る | 連絡先の交換が、必要。退職した人との、つながりが、残る |
どれも、人のせいではなく、連絡の道具が、シフト管理のために、できていないことが、原因です。
製造現場で、特に困ること
製造現場には、飲食や小売とは違う、シフトの事情があります。
- ラインや工程ごとに、必要な人数が、決まっている: 1人欠けるだけで、ラインが止まる
- 経験が必要な工程がある: 「誰でも、入れる」わけではない
- 正社員は、固定。パートや、期間の人が、変動: 変動する人の、希望の管理が、中心になる
- 繁閑が、受注で決まる: 急な残業や、休日出勤の依頼が、LINE の連絡で、流れる
だからこそ、ラインや工程ごとの、必要な人数を、先に決めて、足りない日を、見える形にすることが、大切です。
希望を集める、基本の形
希望の出し方を、ひとつに決める
出してもらう形は、迷わない形にします。おすすめは、日ごとの、3つの選択です。
- 出られる
- 休みたい
- 出られない
「休みたい」と「出られない」を、分けておくと、シフトの調整が、楽になります。「出られない」は、絶対に、無理な日です。「休みたい」は、できれば、休みたい日です。
締め切りを、決める
希望の締め切りは、シフトを作る日の、1週間前が、目安です。シフトの公開日は、勤務の1〜2週間前にすると、働く人が、予定を、立てやすくなります。
| 日程 | 目安 |
|---|---|
| 希望の締め切り | シフトを作る日の、約1週間前 |
| シフトの案を作る | 締め切りの後、2〜3日 |
| 公開 | 勤務の、1〜2週間前 |
| 確定 | 公開後、変更の受付が、終わった日 |
案 → 公開 → 確定の、進め方
シフトは、一度に、決めずに、3つの段階に、分けます。
- 案: 希望を、見ながら作る。足りない日、多すぎる日を、確認する
- 公開: 案を、全員に、見せる。確認の期間を、設ける
- 確定: 変更の受付が、終わったら、確定する。確定後の変更は、記録に残す
この順番があると、「いつ、決まったのか」「誰が、変えたのか」が、はっきりします。
足りない日を、先に、見える形にする
必要な人数を、先に、決めておきます。たとえば、「平日のお昼は、3人」「土曜の夜は、5人」です。そのうえで、案を作ったときに、足りない日を、色や印で、見える形にします。
足りない日が、公開の前に、わかれば、次の対応が、できます。
- 希望を出していない人に、声をかける
- 「出られる」の人に、時間の延長を、お願いする
- 新しい人の採用や、応援を、早めに、検討する
変更・交代の、ルール
公開した後の、変更は、ルールを、決めておきます。
- 変更の連絡は、誰に、いつまでにするか
- 人どうしの交代は、店長や管理者の、承認が、必要か
- 交代で、労働時間が、法定を超えないか(確認する人は、誰か)
LINE を、すぐに、やめなくてよい
連絡の道具を、一度に、全部変える必要は、ありません。順番に、移します。
- まず、希望の収集と、シフトの公開を、専用の場所に移す
- 慣れたら、交代の依頼を、移す
- 最後に、全体への連絡を、移す
LINE は、「急ぎの連絡」に、残しても、問題ありません。
専用の道具を、選ぶときの、確認点
シフトの専用の道具を、選ぶときは、次の点を、確認します。
- パートや期間の人が、スマホから、希望を出せるか
- 希望の出し方が、シンプルか(迷わないか)
- 足りない日が、見えるか
- 案・公開・確定の、段階が、あるか
- 変更の履歴が、残るか
- 打刻や、勤怠と、つながるか(あとで、集計を、楽にできるか)
まとめ
- LINE の問題は、見落とし、確認できないこと、足りない日に気づけないこと
- 希望は、「出られる・休みたい・出られない」の、3つに、そろえる
- 締め切りは、シフトを作る日の約1週間前。公開は、勤務の1〜2週間前
- 案 → 公開 → 確定の順に、進める
- 足りない日を、公開の前に、見える形にする
Hatanowa(ハタノワ)は、パートや期間の人も、スマホから、シフトの希望を出せます。足りない日は、シフトの画面に「不足」と表示されます。いま、最初に使ってくださる会社(モニター)を、募集しています。